1. Para a Biblioteca Digital serão direcionados documentos a serem compartilhados com usuários internos e externos deste Tribunal.

2. Podem ser publicados na Biblioteca Digital do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região:

2.1. Documentos de autoria de magistrados ou servidores relacionados às áreas de interesse do TRT;

2.2. Documentos institucionais;

2.3. Documentos de autoria de usuários externos, relacionados às áreas de interesse do TRT, desde que aprovados pelo Grupo de Trabalho de Gestão do Conhecimento (GTGC).

3. A Biblioteca Digital não deve ser utilizada como ferramenta de organização de arquivos pessoais ou de unidades deste TRT.

4. Peças de autos de processos judiciais ou administrativos, que não requeiram tratamento sigiloso, não dependendo de autorização prévia para publicação, devem ser depositadas na Biblioteca Digital caso haja interesse.

5. A Divisão de Gestão de Acervos Bibliográficos (DIBI) é responsável por administrar a Biblioteca Digital do TRT da 1ª Região, inclusive criando sua estrutura baseada em subcomunidades e coleções.

6. A comunidade principal da Biblioteca Digital será denominada Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, sendo irrestrito o número de coleções.

7. Apenas magistrados ou servidores do TRT da 1ª Região poderão propor a criação de coleções.

8. As propostas de criação de coleções deverão ser encaminhadas em formulário próprio (Anexo I), disponibilizado no portal interno (Intranet), à DIBI , que criará as coleções após análise de sua conformidade com estas regras.

8.1. Considerando a DIBI estar a proposta em desacordo com estas regras, submetê-la-á ao GTGC para apreciação.

9. Não será permitida a criação de mais de uma coleção com o mesmo escopo, salvo se a competência para estabelecer normas a respeito dos documentos não estiver concentrada em apenas uma unidade.

10. Será considerado administrador natural de uma coleção o gestor da unidade cujas atribuições estiverem relacionadas ao escopo da mesma.

11. Proposta criação de coleção por quem não seja gestor da unidade, tendo aquela relação direta com as atribuições da própria unidade do TRT da 1ª Região, ou de alguma outra, o gestor deverá ser consultado.

11.1. Não desejando o gestor administrar diretamente a coleção deverá indicar outro magistrado ou servidor, recomendando-se dar preferência ao proponente, caso, naturalmente, não seja ele o próprio.

11.2. O indicado deverá manifestar anuência e qualquer impasse será submetido à apreciação do GTGC.

12. São responsabilidades do administrador da coleção:

12.1. Elaborar um resumo descritivo da coleção de no mínimo 200 e no máximo 1000 caracteres;

12.2. Definir (e alterar quando necessário) responsáveis pelas etapas de depósito e aprovação;

12.3. Aceitar ou rejeitar depositantes, revisores e editores de metadados;

12.4. Nos casos previstos na Lei nº 9.610/98, exigir o formulário de autorização de publicação, conforme Anexo II, em duas vias, sendo seu dever encaminhar uma à DIBI, conservando a outra sob sua guarda;

12.5. Anexar, remover e manter atualizados arquivos relacionados ao item;

12.6. Editar dados descritivos dos documentos que serão utilizados para pesquisa (metadados);

12.7. Aceitar ou rejeitar itens.

12.8. As tarefas mencionadas nos itens 12.5 a 12.7 poderão ser executadas diretamente pelo administrador ou por quem este indicar, conforme as etapas de aprovação e depósito definidas.

13. Uma vez criada, nenhuma coleção pode ser extinta sem a anuência da DIBI que levará a questão à consideração do GTGC.

14. Coleções podem ser renomeadas pelo administrador da coleção, que deverá comunicar a alteração à DIBI.

15. Em se tratando de documentos institucionais, o depositante é responsável pela autenticidade e integridade em relação ao documento original.

16. Documentos depositados na Biblioteca Digital do TRT da 1ª Região possuem caráter permanente, se tornam parte do patrimônio intelectual da instituição e só podem ser removidos mediante justificativa.

17. A criação de coleções deverá respeitar o fluxograma constante do Anexo III.